Tedarikçi seçiminde en sık yapılan hata, kararı yalnızca porsiyon fiyatına ve tadım gününe bakarak vermektir. Ayırt edici olan; belgelerin güncelliği, üretimin nerede yapıldığı, sevkiyat ve sıcaklık kaydı pratiği, şahit numune uygulaması ve sözleşmedeki fiyat güncelleme şartıdır. Aşağıdaki sekiz soruyu yazılı olarak sormak, tekliflerin gerçek farkını ortaya çıkarır.
Belgelendirme ve denetim
Belge listesi değil, belgelerin kendisi istenmelidir. Belge numarası, kapsamı ve geçerlilik tarihi kontrol edilmelidir; kapsamı farklı bir faaliyete ait belge sizin işiniz için bir şey ifade etmez.
Üretim ve sevkiyat
Üretimin nerede yapıldığı, kapasitenin gerçekten yeterli olup olmadığı ve öğünün servis noktasına hangi şartlarda ulaştığı, hizmet kalitesinin büyük bölümünü belirler.
Sözleşme ve ticari şartlar
Fiyatın bugünü değil, sözleşme süresi boyunca nasıl davranacağı önemlidir. Eksik veya geciken teslimde ne olacağı baştan yazılmazsa, sorun çıktığında pazarlık konusu olur.
Tesisi görmeden karar vermeyin
Tadım günü, üretim pratiği hakkında sınırlı bilgi verir. Tesis ziyaretinde bakılacak şeyler somuttur: mal kabul alanının düzeni, kuru gıda ve soğuk hava depolarının sıcaklık-nem çizelgeleri, ham ve pişmiş ürün hatlarının ayrımı, bulaşıkhane kapasitesi, personel soyunma ve duş alanları, temizlik çizelgelerinin gerçekten doldurulmuş olması.
Ziyaret talebine olumsuz yanıt veren veya sürekli erteleyen bir tedarikçi, bu başlıklarda gösterecek bir şeyi olmadığı için erteliyor olabilir.
Referans kontrolü
Referans listesi yeterli değildir; listedeki işletmelerden en az ikisiyle konuşmak gerekir. Sorulacak üç şey: servis saatine uyumda aksama yaşandı mı, menü değişikliği talepleri ne kadar sürede karşılandı, denetim sırasında istenen kayıtlar eksiksiz sunuldu mu.
Sözleşmesi sona ermiş bir referansla konuşmak, devam eden bir referansla konuşmaktan daha bilgilendirici olabilir.